Neben gesetzlichen Schutzfristen kann der Erhaltungszustand des Materials ein weiterer Grund sein, die Benutzung von Originalquellen einzuschränken. Das hier gezeigte Beispiel zeigt einen Fraßschaden an Papier. Zu erkennen ist, dass die Tiere das Papier schichtenweise abgetragen, die Tinte aber verschmäht haben. Durch den Substanzverlust drohen auch Informationsverluste. In solchen Fällen hilft neben der Schädlingsbekämpfung und -prävention nur eine Papierrestaurierung. Weniger schnell aber ebenso vom Zerfall bedroht sind säurehaltige Papiere vor allem aus dem 19. und 20. Jahrhundert, die nach und nach zerfallen. Hinzu kommen Schäden durch rostende Tackernadeln oder Büroklammern. Diese müssen entfernt und die Schriftstücke in säurefreie Mappen umgebettet und in Archivkartons gelagert werden. Auch dafür sind die ausgestellten Bauakten ein passendes Beispiel. Daneben gefährden auch lagerungsbedingte Schäden, wie etwa bei gefalteten Bauplänen, den Erhalt des Originals und die Nutzbarkeit für die Forschung. Neben aufwändigen und kostenintensiven Entsäuerungsverfahren und Maßnahmen zur Flachlegung und Glättung des Papiers werden solche Archivalien zur Sicherung und Nutzbarmachung der Information heute immer öfter auch digitalisiert. Die Digitalisierung dient zum einen dem Schutz der Originale und zum anderen einer zeitgemäßen und idealerweise zeit- und ortsunabhängigen Bereitstellung von Quellenmaterial. Auch diese Maßnahme ist jedoch sehr zeit- und kostenaufwändig, weshalb sorgfältig abgewogen werden muss, was digitalisiert werden soll.